Assistant(e) rattaché(e) au Laboratoire de Génie des Procédés et Matériaux (LGPM)

Mission principale

L'assistant(e) assurera, au même poste de travail, un mi-temps en soutien au chef de département d’enseignement procédés et un mi-temps en soutien au directeur du LGPM.

Activités principales

Pour les deux fonctions

• Gérer l’accueil, les appels téléphoniques, le courrier et les e-mails internes et externes
• Rédiger des notes, des courriers et des comptes rendus ;
• Organiser des réunions, des séminaires, des colloques: réservation de salles et matériels audiovisuels, convocation des participants, réservations CROUS ;
• Gérer les déplacements des personnels: ordre de mission, réservation des voyages, remboursement de frais ;
• Identifier les urgences et transmettre aux personnels concernés ;
• Alimenter et mettre à jour des bases de données (APOGEE, Claroline, HAL, production scientifique du LGPM, site web …);

Assistante de département d’enseignement

• Etre le guichet unique pour les enseignants du département :
  • Intervenir et/ou identifier le service et/ou la personne de l’Ecole pouvant intervenir et coordonner cette intervention
• Traiter, suivre et relancer les dossiers vacataires : demande de recrutement, dossier administratif annuel, relevé de vacation et rémunération ;
• Préparer, saisir et imputer les commandes du Département.

Assistante direction du LGPM

• Préparer, archiver et suivre les dossiers administratifs ;
• Organiser et préparer les réunions de travail ;
• Tenir l’agenda du Directeur ;
• Saisir, mettre à jour et éditer les rapports d'activité du laboratoire.

Compétences requises

• Compétences relationnelles ;
• Compétences organisationnelles ;
• Qualités d’expression écrite et orale
• Capacité à hiérarchiser ;
• Réactivité et adaptabilité ;
• Esprit d’initiative ;
• Savoir travailler en équipe ;
• Maîtrise des outils informatiques de bureautique ; adaptation aux logiciels en place
• Si possible, comprendre et pouvoir s’exprimer en anglais.

Contacts

Envoyer CV et lettre de motivation à :

• Patrick PERRE Directeur du Laboratoire de Génie des Procédés et Matériaux - patrick.perre@ecp.fr
• Dominique PAREAU - dominique.pareau@ecp.fr